Tải hóa đơn thủ công hay bằng phần mềm? So sánh các cách và chi phí
Cập nhật 01/08/2026 · VNIT — 10 năm dịch vụ máy tính, máy in cho doanh nghiệp · Phục vụ toàn quốc
Mỗi kỳ kê khai lại phải gom hóa đơn — nên tự tải thủ công trên cổng thuế hay dùng phần mềm hỗ trợ? Phần mềm thì nhiều loại, có loại tính tiền theo số hóa đơn tải, có loại thu phí theo năm. Bài viết so sánh thẳng thắn để Quý khách chọn cách hợp với khối lượng công việc của mình.
Cách 1 — Tải thủ công trên cổng thuế
Đăng nhập cổng hóa đơn điện tử, lọc theo kỳ rồi tải từng hóa đơn hoặc từng lô nhỏ.
Ưu điểm: không tốn chi phí phần mềm, dùng thẳng dữ liệu gốc trên cổng thuế.
Hạn chế: tải từng tờ, lật nhiều trang, rất tốn thời gian khi có hàng trăm hóa đơn; dễ sót; chưa có cách xuất bảng kê Excel gộp tiện lợi; vất vả hơn vào cuối kỳ khi cổng đông.
Hợp với: doanh nghiệp ít hóa đơn, thỉnh thoảng mới cần tải.
Cách 2 — Phần mềm tải hóa đơn tính phí theo lượt
Một số công cụ trên thị trường hỗ trợ tải hàng loạt nhưng tính tiền theo số lượng hóa đơn tải hoặc theo gói dung lượng.
Ưu điểm: tải nhanh, gom được nhiều hóa đơn một lượt, thường có xuất Excel.
Hạn chế: chi phí tăng theo khối lượng tải nên khó dự trù ngân sách; một số phần mềm cần cài đặt, kích hoạt bản quyền; và cần cân nhắc dữ liệu hóa đơn được xử lý ở đâu.
Hợp với: đơn vị tải khối lượng vừa phải, chấp nhận trả phí theo lượt.
Cách 3 — Công cụ tải hàng loạt của VNIT (portable, một giá trọn năm)
- Portable, không cần cài đặt — tải về chạy ngay, không đụng nhiều vào máy.
- Chạy trên máy của Quý khách qua tài khoản thuế hợp lệ của chính mình; hóa đơn tải về lưu ngay trong thư mục trên máy.
- Xuất bảng kê Excel cho hóa đơn đầu vào và đầu ra.
- Một giá trọn năm 499.000đ / năm / máy, tải không giới hạn — không tính tiền theo số hóa đơn, nên khối lượng lớn không làm chi phí đội lên.
- Dùng thử 7 ngày; miễn phí cho khách đang dùng nhiều dịch vụ của VNIT.
- Hỗ trợ Windows 7 · 8 · 8.1 · 10 · 11 (64-bit).
Hợp với: kế toán và doanh nghiệp tải nhiều, lặp lại mỗi kỳ, muốn chi phí ổn định.
Bảng so sánh nhanh
| Tiêu chí | Thủ công trên cổng | Phần mềm tính theo lượt | Công cụ VNIT |
|---|---|---|---|
| Tốc độ gom hóa đơn | Chậm | Nhanh | Nhanh |
| Cài đặt | Không | Thường phải cài | Không (portable) |
| Xuất Excel bảng kê | Hạn chế | Thường có | Có |
| Cách tính chi phí | Miễn phí | Theo lượt / khối lượng | Một giá trọn năm, không theo lượt |
| Nơi xử lý dữ liệu | Trên cổng thuế | Tùy phần mềm | Trên máy người dùng |
| Rủi ro sót hóa đơn | Cao (thủ công) | Thấp hơn | Thấp hơn |
Bảng mang tính tham khảo, phản ánh đặc điểm chung của từng cách. Chi phí và tính năng cụ thể của các phần mềm khác thay đổi theo nhà cung cấp; Quý khách nên tự kiểm tra báo giá niêm yết hiện hành.
Nên chọn cách nào?
- Ít hóa đơn, thỉnh thoảng mới tải: tải thủ công là đủ.
- Tải nhiều mỗi kỳ, muốn nhanh và chi phí ổn định: nên dùng công cụ một giá trọn năm để khối lượng lớn không làm phí đội lên.
- Ưu tiên không cài đặt và dữ liệu nằm trên máy mình: công cụ portable như của VNIT phù hợp.
Điểm khác biệt đáng chú ý giữa các phần mềm là cách tính tiền. Nếu công việc của Quý khách tải nhiều hóa đơn, cách tính theo lượt sẽ tốn dần theo thời gian, còn một giá trọn năm giúp chi phí dễ dự trù.
Gom hóa đơn đầu vào & đầu ra của chính Quý khách từ cổng Tổng cục Thuế về máy trong một lượt, kèm xuất bảng kê Excel. Chạy trên máy Quý khách, hóa đơn lưu ngay trong thư mục trên máy Quý khách. Một giá trọn năm 499.000đ / năm / máy — tải không giới hạn, không tính theo lượt hóa đơn. Dùng thử 7 ngày.
Câu hỏi thường gặp
VNIT cung cấp máy in văn phòng, mực in giá tốt, dịch vụ sửa máy in – máy tính và hỗ trợ IT cho doanh nghiệp. Quý khách đang dùng dịch vụ của VNIT được dùng miễn phí công cụ tải hóa đơn.