Cách tải hóa đơn đầu ra hàng loạt để kê khai và lưu trữ
Cập nhật 01/08/2026 · VNIT — 10 năm dịch vụ máy tính, máy in cho doanh nghiệp · Phục vụ toàn quốc
Hóa đơn đầu ra là chứng từ bán hàng của doanh nghiệp — gom đủ và đúng thì kê khai, quyết toán mới nhẹ. Nhưng tải từng cái trên cổng thuế vào cuối kỳ thì vừa lâu vừa dễ sót. VNIT hướng dẫn Quý khách cách tải hóa đơn đầu ra hàng loạt, tất cả qua chính tài khoản thuế hợp lệ của Quý khách.
Hóa đơn đầu ra là gì và vì sao cần gom đủ?
Hóa đơn đầu ra là hóa đơn bán ra — hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp xuất cho khách. Cần gom hàng loạt để:
- Kê khai thuế GTGT đầu ra theo kỳ.
- Đối chiếu doanh thu với sổ sách và phần mềm kế toán.
- Lưu trữ theo quy định — XML là bản gốc có giá trị pháp lý.
- Chuẩn bị hồ sơ khi quyết toán, thanh tra, kiểm tra thuế.
Cách tải thủ công trên cổng thuế, từng bước
Bước 1 — Đăng nhập cổng hóa đơn điện tử bằng tài khoản doanh nghiệp của Quý khách.
Bước 2 — Vào phần tra cứu hóa đơn bán ra (đầu ra).
Bước 3 — Lọc theo kỳ. Chọn khoảng thời gian cần lấy rồi tìm kiếm, để lấy đúng dữ liệu một kỳ kê khai.
Bước 4 — Tải từng hóa đơn. Xuất XML/PDF cho từng dòng — bước tốn nhiều thời gian nhất khi có nhiều hóa đơn.
Cách gom nhanh hơn bằng công cụ VNIT
Công cụ của VNIT gom toàn bộ hóa đơn đầu ra của một kỳ về máy trong một lượt, kèm xuất Excel:
- Đăng nhập bằng chính tài khoản thuế của Quý khách.
- Chọn loại "đầu ra" và kỳ cần lấy.
- Công cụ tải hàng loạt XML/PDF về máy Quý khách.
- Xuất Excel hóa đơn bán ra (đúng 35 cột như bản kết xuất của cổng thuế) để kê khai và đối chiếu doanh thu.
Công cụ tổng hợp sẵn số hóa đơn, tiền chưa thuế, thuế GTGT đầu vào – đầu ra và số thuế phải nộp của kỳ, nên Quý khách nhìn ra ngay bức tranh trước khi kê khai. Tải không giới hạn, không tính theo lượt. Hóa đơn tải về nằm trong thư mục trên máy Quý khách, tiện sao lưu và tra lại về sau. Công cụ chỉ hỗ trợ thao tác tải nhanh hơn, không vượt cơ chế của cổng thuế.
Vài lưu ý khi gom hóa đơn đầu ra
- Rà hóa đơn điều chỉnh, thay thế để không kê khai trùng hoặc thiếu.
- Kiểm tra tính liên tục của số hóa đơn — tránh nhảy số, mất số.
- Giữ file XML gốc theo từng kỳ, đặt tên thư mục thống nhất để tìm lại nhanh.
Gom hóa đơn đầu vào & đầu ra của chính Quý khách từ cổng Tổng cục Thuế về máy trong một lượt, kèm xuất bảng kê Excel. Chạy trên máy Quý khách, hóa đơn lưu ngay trong thư mục trên máy Quý khách. Một giá trọn năm 499.000đ / năm / máy — tải không giới hạn, không tính theo lượt hóa đơn. Dùng thử 7 ngày.
Câu hỏi thường gặp
VNIT cung cấp máy in văn phòng, mực in giá tốt, dịch vụ sửa máy in – máy tính và hỗ trợ IT cho doanh nghiệp. Quý khách đang dùng dịch vụ của VNIT được dùng miễn phí công cụ tải hóa đơn.